Obieg korespondencji w firmie – 3 wskazówki dla początkujących
Tradycyjny obieg korespondencji w firmie wiąże się z możliwością zagubienia lub utraty jakiegoś druku, jest bardziej angażujący oraz mniej ekologiczny niż obieg elektroniczny. Szczególnie w dużych, wielooddziałowych przedsiębiorstwach elektroniczny obieg dokumentów może znacznie usprawnić komunikację oraz przyczynić się do lepszej wydajności. Digitalizacja przepływu dokumentów niesie ze sobą wiele udogodnień – przekonaj się jakich.
Prawidłowo dopasowany elektroniczny obieg dokumentów eliminuje ryzyko utraty danych
Faktury, rozliczenia, umowy oraz inne dokumenty związane z działalnością firmy mają duże znaczenie dla jej prawidłowego funkcjonowania. W papierowym stosie różnych druków czy kwitów nietrudno o zagubienie lub utratę newralgicznych danych. Elektroniczny obieg dokumentów minimalizuje ryzyko utraty kluczowych informacji. Pełny zbiór wiadomości znajduje się w zdalnym repozytorium, z którego możesz skorzystać w dowolnej chwili i w każdym miejscu.
Wdrażając nowe rozwiązania w przedsiębiorstwie, musisz znać jego struktury i potrzeby. Tylko prawidłowo zoptymalizowany program, kompatybilny z systemami, na których do tej pory pracowałeś, przyniesie oczekiwane korzyści. Obieg korespondencji jest wtedy wydajny i w pełni bezpieczny, wpływa na zmniejszenie kosztów działalności i czyni markę bardziej nowoczesną.
3 wskazówki, dzięki którym Twoja firma będzie pracować wydajniej
Żeby elektroniczny obieg dokumentów był wydajny, musisz wdrożyć w jego działanie każdego pracownika. System dostępny m.in. w Qalcwise jest pomocny dla księgowych, administracji, działu HR oraz innych struktur firmy. Poszczególne działy przedsiębiorstwa współpracują ze sobą na różnym poziomie i między wieloma pracownikami zachodzi potrzeba komunikacji. Dlatego tak ważne jest, żeby wszyscy zatrudnieni zostali zapoznani z techniczną stroną działania systemu obiegu korespondencji i umieli ją prawidłowo wykorzystać w codziennej pracy. Pomocne w tym będą szkolenia i prezentacje opisujące działanie oprogramowania.
Po fazie wdrożenia musisz pamiętać o etapie usprawnień. Posiłkując się podpowiedziami pracowników, którzy na co dzień będą wykorzystywać elektroniczny obieg dokumentów, postaraj się o usprawnienia w systemie. Szybkie wdrażanie zmian to sposób na zapobieganie przestojom w działalności i podstawa rozwoju nowoczesnych firm.
Obieg korespondencji w formie elektronicznej wiąże się również z łatwiejszą archiwizacją, o której musisz pamiętać. Przepisy prawa obligują przedsiębiorców do przechowywania różnych danych przez różny czas. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów spełnisz te wymagania i wyeliminujesz:
- potrzebę posiadania dużej ilości miejsca do przechowywania dokumentów,
- problem z wyszukaniem odpowiednich danych,
- ryzyko utraty informacji lub wglądu do danych przez osoby niepowołane,
- problem z niszczeniem dokumentów na skutek degradacji papieru lub zdarzeń losowych.
Obieg korespondencji stanowi fundament prawidłowego funkcjonowania firmy. Przekonaj się, że Twoje przedsiębiorstwo może działać sprawniej i wydajniej dzięki właściwie wdrożonym rozwiązaniom.
